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Titel
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Beschreibung
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Wir suchen einen detailorientierten und organisierten Sachbearbeiter für Dokumentenverwaltung, der für die effiziente Verwaltung, Speicherung und Archivierung von Unternehmensdokumenten verantwortlich ist. In dieser Rolle sind Sie für die Sicherstellung der Einhaltung von Dokumentationsrichtlinien und -verfahren zuständig und arbeiten eng mit verschiedenen Abteilungen zusammen, um eine reibungslose Dokumentenverwaltung zu gewährleisten. Ihre Hauptaufgaben umfassen die Erfassung, Kategorisierung und Pflege von Dokumenten in digitalen und physischen Archiven. Sie stellen sicher, dass alle Dokumente korrekt abgelegt und leicht zugänglich sind, um betriebliche Effizienz und Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Darüber hinaus unterstützen Sie bei der Entwicklung und Implementierung von Dokumentenmanagementsystemen und -prozessen, um die Effizienz und Sicherheit der Dokumentenverwaltung zu verbessern. Ein weiterer wichtiger Aspekt Ihrer Tätigkeit ist die Zusammenarbeit mit internen Teams, um sicherzustellen, dass alle relevanten Dokumente ordnungsgemäß verwaltet und aktualisiert werden. Sie schulen Mitarbeiter in der korrekten Nutzung von Dokumentenmanagementsystemen und stellen sicher, dass alle Dokumente den gesetzlichen und unternehmensinternen Anforderungen entsprechen. Idealerweise verfügen Sie über Erfahrung in der Dokumentenverwaltung, ein ausgeprägtes organisatorisches Talent und eine hohe Detailgenauigkeit. Kenntnisse in Dokumentenmanagementsoftware und ein gutes Verständnis von Datenschutz- und Compliance-Vorschriften sind von Vorteil. Wenn Sie eine strukturierte Arbeitsweise haben und gerne in einem dynamischen Umfeld arbeiten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Erfassung, Organisation und Archivierung von Dokumenten
- Sicherstellung der Einhaltung von Dokumentationsrichtlinien
- Unterstützung bei der Implementierung von Dokumentenmanagementsystemen
- Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen zur Optimierung der Dokumentenverwaltung
- Schulung von Mitarbeitern in der Nutzung von Dokumentenmanagementsystemen
- Überprüfung und Aktualisierung von Dokumenten zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
- Bearbeitung von Anfragen zu Dokumenten und Bereitstellung relevanter Informationen
- Sicherstellung der Vertraulichkeit und Sicherheit sensibler Dokumente
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung in der Dokumentenverwaltung oder einem ähnlichen Bereich
- Kenntnisse in der Nutzung von Dokumentenmanagementsoftware
- Gute organisatorische Fähigkeiten und hohe Detailgenauigkeit
- Verständnis von Datenschutz- und Compliance-Vorschriften
- Gute Kommunikationsfähigkeiten und Teamfähigkeit
- Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit MS Office und anderen relevanten IT-Systemen
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrung haben Sie in der Dokumentenverwaltung?
- Wie gehen Sie mit sensiblen oder vertraulichen Dokumenten um?
- Welche Dokumentenmanagementsysteme haben Sie bereits genutzt?
- Wie stellen Sie sicher, dass Dokumente korrekt organisiert und leicht zugänglich sind?
- Wie würden Sie mit einer großen Menge an Dokumenten umgehen, die schnell verarbeitet werden müssen?
- Haben Sie Erfahrung in der Schulung von Mitarbeitern zur Nutzung von Dokumentenmanagementsystemen?
- Wie bleiben Sie über aktuelle Datenschutz- und Compliance-Vorschriften informiert?
- Können Sie ein Beispiel für eine Herausforderung in der Dokumentenverwaltung nennen und wie Sie diese gelöst haben?